Verhuurdersverklaring: alles wat je moet weten

Je hebt een mooie kamer of woning gevonden, en dan staat er in de aanvraag: 'huurdersverklaring verplicht' of 'verhuurdersverklaring verplicht'. Maar wat is het? Een verhuurdersverklaring, geregeld ook huurdersverklaring genoemd, is een document van je vorige verhuurder waarin staat hoe jij als huurder hebt gewoond. 

Denk daarbij aan zaken als: betaalde je de huur op tijd, veroorzaakte je overlast en in welke staat liet je de woning achter. In dit artikel leggen we uit wat het document inhoudt, hoe je het aanvraagt, wat erin moet staan en wat je kunt doen als je er geen kunt krijgen.

Wat is een verhuurdersverklaring?

Een verhuurdersverklaring is een schriftelijke verklaring van je vorige verhuurder over hoe jij als huurder hebt gefunctioneerd. Het document gaat over drie concrete zaken: je betaalgedrag (betaalde je de huur tijdig?), je woongedrag (veroorzaakte je overlast of klachten?) en de staat van de woning bij vertrek. Samen geven deze punten een nieuwe verhuurder een snel en betrouwbaar beeld van wat hij van jou als huurder kan verwachten.

Let op de benaming: 'huurdersverklaring' en 'verhuurdersverklaring' worden door elkaar gebruikt, maar gaan over hetzelfde. De verklaring wordt door de verhuurder afgegeven, maar gaat over jou als huurder. 

Verwar dit document niet met een werkgeversverklaring of een inkomensverklaring. Een werkgeversverklaring bewijst jouw inkomen en dienstverband. Een inkomensverklaring toont je financiële situatie. Een verhuurdersverklaring gaat puur over jouw gedrag als huurder in het verleden. Verhuurders kunnen om alle drie vragen, maar elk voor een ander doel.

Hoe kom je aan een verhuurdersverklaring?

De meeste huurders vragen de verklaring aan via het communicatiekanaal dat ze al gebruiken met hun verhuurder: een e-mail, een bericht via een portaal of een brief. Stuur een vriendelijk verzoek waarin je uitlegt waarvoor je de verklaring nodig hebt. Vraag expliciet om een ondertekend document in pdf-formaat, zodat je het makkelijk kunt doorsturen.

Huur je via een grote woningcorporatie, zoals SSH of DUWO? Dan kun je de verklaring soms zelf downloaden. Log in op het huurdersportaal en kijk onder 'Mijn Documenten' of een vergelijkbare sectie. Sommige corporaties hebben dit proces geautomatiseerd, waardoor je geen persoonlijk verzoek hoeft te sturen. Check dit eerst voordat je een e-mail stuurt.

Een praktische tip: stuur een kant-en-klaar sjabloon mee met je verzoek. Dit verlaagt de drempel voor de verhuurder, want hij hoeft dan alleen te controleren, aan te vullen en te ondertekenen. Hieronder vind je een voorbeeld dat je direct kunt gebruiken.

Vraag de verklaring niet te vroeg aan. In de praktijk hanteren veel verhuurders en makelaars een verklaring als actueel wanneer deze niet ouder is dan drie maanden. Plan je aanvraag dus zo dat de verklaring nog geldig is op het moment dat je hem daadwerkelijk nodig hebt.

Is een verhuurder verplicht om een huurdersverklaring te geven?

Er bestaat geen wettelijke verplichting voor een verhuurder om een verhuurdersverklaring af te geven. Zowel de Woonbond als het Juridisch Loket bevestigen dat het een marktconventie is, geen wettelijk recht. Een verhuurder kan dus weigeren, zonder dat je daar juridisch iets tegen kunt beginnen.

Andersom geldt hetzelfde: ook jij bent als huurder niet wettelijk verplicht om een huurdersverklaring te overleggen. Het is een eis van de verhuurder, niet van de wet. In de huidige krappe woningmarkt kiezen verhuurders echter uit meerdere kandidaten tegelijk, waardoor een ontbrekende verklaring je kansen snel kan schaden.

Als je verhuurder weigert, helpt een persoonlijk gesprek of een vriendelijke e-mail soms om hem op andere gedachten te brengen. Leg uit waarom je de verklaring nodig hebt en benadruk dat het document puur over feitelijk huurgedrag gaat. Rechters hebben in civiele procedures geoordeeld dat een verhuurder bij het afgeven van een verklaring alleen feitelijke en juiste informatie mag vermelden. Een 'schone' verklaring afdwingen als er daadwerkelijk problemen waren, is dus niet mogelijk.

Leg schriftelijk vast (via e-mail) dat je om een verklaring hebt gevraagd als de verhuurder weigert. Dit toont goede wil aan een nieuwe verhuurder en helpt bij het uitleggen waarom je geen verklaring hebt.

Wat staat er in een goede verhuurdersverklaring?

Een goede verhuurdersverklaring bevat altijd de volgende onderdelen:

1. NAW-gegevens van de huurder én de verhuurder
2. Adres van de gehuurde woning
3. Huurperiode (begin- en einddatum)
4. Huurprijs per maand
5. Betaalgedrag (altijd op tijd / soms te laat / achterstand gehad)
6. Overlastmeldingen (ja of nee, met eventuele toelichting)
7. Staat van de woning bij oplevering
8. Ruimte voor bijzonderheden
9. Handtekening en datum van de verhuurder

Wat er niet in mag staan, is minstens zo belangrijk. Op grond van de AVG mag een verhuurder geen bijzondere persoonsgegevens vermelden, zoals informatie over religie, etnische achtergrond, gezondheid, politieke voorkeur of seksuele geaardheid. Een verhuurder mag alleen feitelijke, relevante informatie over het huurderschap delen. Subjectieve oordelen over iemands levensstijl of persoonlijkheid horen er niet in thuis. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de naleving van de AVG, ook in dit soort situaties.

Controleer de verklaring voordat je hem doorstuurt. Kloppen alle gegevens? Staat er niets in dat buiten de scope van jouw huurderschap valt? Een verklaring met feitelijke fouten stuur je terug met het verzoek om aanpassing.

Voorbeeld van een verhuurdersverklaring

Er bestaat geen officieel standaardmodel voor de verhuurdersverklaring. Anders dan bij huurcontracten, waarvoor de Raad voor Onroerende Zaken (ROZ) erkende modellen heeft gepubliceerd, gebruik je bij een verhuurdersverklaring een van de vele informele sjablonen die in omloop zijn. Hieronder vind je een kant-en-klaar voorbeeld dat je kunt kopiëren en aanpassen.

--- VOORBEELD VERHUURDERSVERKLARING ---

Verklaring verhuurder

Ondergetekende:

Naam verhuurder: [naam]

Adres verhuurder: [adres]

Verklaart hierbij dat:

Naam huurder: [naam]

Geboren op: [geboortedatum]

De woning aan [adres gehuurde woning] heeft gehuurd in de periode van [startdatum] tot [einddatum], tegen een huurprijs van € [bedrag] per maand.

Betaalgedrag:

☐ De huur werd altijd tijdig betaald.

☐ De huur werd soms te laat betaald (toelichting: __________).

☐ Er is sprake geweest van een huurachterstand (toelichting: __________).

Woongedrag en overlast:

☐ Er zijn geen overlastmeldingen geweest.

☐ Er zijn overlastmeldingen geweest (toelichting: __________).

Staat van de woning bij oplevering:

☐ De woning is in goede staat opgeleverd.

☐ De woning is niet in goede staat opgeleverd (toelichting: __________).

Bijzonderheden: [eventuele opmerkingen]

Datum: [datum]

Handtekening verhuurder: ___________

Naam verhuurder (in drukletters): ___________

--- EINDE VOORBEELD ---

Stuur dit sjabloon mee wanneer je de verklaring aanvraagt bij je verhuurder. Vraag hem of haar om de juiste vakjes aan te kruisen, te ondertekenen en het document als pdf te sturen. 

Tip: op Kamer.nl vind je meer praktische informatie voor huurders zoals een voorbeeld huurcontract en waardevolle informatie.

Waarom vragen verhuurders om een verklaring?

Voor een nieuwe verhuurder is de verklaring een risicoselectie-instrument. Hij wil zekerheid dat jij de huur op tijd betaalt, geen overlast veroorzaakt en de woning netjes achterlaat. Een verklaring van een vorige verhuurder geeft die zekerheid op een concrete, controleerbare manier.

In de huidige woningmarkt, waar verhuurders dikwijls uit tientallen kandidaten kiezen, werkt de verklaring ook als knock-out criterium. Kandidaten zonder verklaring vallen al vroeg in het selectieproces af, simpelweg omdat er genoeg andere kandidaten zijn die er wel een hebben. Zo vergroot een positieve verklaring jouw kansen op een nieuwe woning aanzienlijk.

Voor jou als huurder is de verklaring meer dan een verplicht document: het is een bewijs van goed gedrag. Als je de huur altijd op tijd hebt betaald en overlastvrij hebt gewoond, is een positieve verklaring een sterk visitekaartje. Het maakt de afweging van de verhuurder objectiever en sneller, wat in jouw voordeel werkt.

Wat als je geen verhuurdersverklaring kunt krijgen?

Heb je nog nooit zelfstandig gehuurd? Dan heb je simpelweg geen huurverleden en dus geen verhuurder die een verklaring kan afgeven. Grote studentenwoningcorporaties zoals DUWO begrijpen dit en vragen bij nieuwe huurders zonder huurverleden doorgaans geen huurdersverklaring. Particuliere verhuurders van studentenkamers vragen dit document echter vaker wel.

Als alternatief voor een verhuurdersverklaring kun je de volgende documenten overleggen:

• Bankafschriften van de afgelopen drie tot zes maanden, waaruit blijkt dat je solvabel bent of eerder huur hebt betaald
• Een garantstelling van je ouders of een andere derde
• Een werkgeversverklaring of recente loonstroken
• Een referentieletter van een vorige werkgever, hospita of kamergenoot

Weigert je vorige verhuurder om een verklaring te geven? Probeer het gesprek eerst persoonlijk of telefonisch. Leg uit wat je nodig hebt en stuur daarna een e-mail met je verzoek, zodat je een schriftelijk spoor hebt. Dat je actief om een verklaring hebt gevraagd maar deze niet hebt gekregen, kun je ook zelf uitleggen aan de nieuwe verhuurder. Transparantie scoort beter dan zwijgen.

Sommige huurders stellen zelf een verklaring op over hun eigen huurgedrag en vragen de vorige verhuurder dit te ondertekenen. Of dit juridisch veel waarde heeft bij een geschil is onduidelijk. Het geeft een nieuwe verhuurder in ieder geval iets concreets om op te beoordelen.

Eén waarschuwing: vervals nooit een huurdersverklaring. Dit valt onder valsheid in geschrifte. De gevolgen kunnen ernstig zijn: onmiddellijke ontbinding van het huurcontract en mogelijk plaatsing op een huurderszwarte lijst.

Samenvatting en tips voor huurders

Een verhuurdersverklaring kan in de huidige huurmarkt het verschil maken tussen een woning krijgen of niet. Je bent niet wettelijk verplicht er een te overleggen, en je verhuurder is niet verplicht er een te geven, maar in de praktijk is het een veelgebruikt selectiecriterium. Goed voorbereid zijn loont.

Concrete stappen die je nu kunt zetten:

1. Vraag de verklaring op tijd aan, maar niet te vroeg. Houd rekening met een gangbare actualiteitsperiode van ongeveer drie maanden.
2. Stuur een kant-en-klaar sjabloon mee (zie het voorbeeld in sectie 5) om het je verhuurder zo makkelijk mogelijk te maken.
3. Controleer de verklaring op volledigheid: huurperiode, adres, betaalgedrag, woongedrag en handtekening moeten er allemaal in staan.
4. Check of er geen bijzondere persoonsgegevens in staan die er niet in horen (AVG).
5. Bewaar de verklaring digitaal én op papier, zodat je hem snel kunt delen.
6. Zorg altijd voor een Plan B: bankafschriften, een garantstelling of een referentieletter als alternatief.
7. Ben je starter of student? Wees proactief transparant. Leg de nieuwe verhuurder uit dat je voor het eerst zelfstandig huurt en bied concrete alternatieven aan.

Goed voorbereid zijn maakt echt het verschil in een krappe woningmarkt. Ben je op zoek naar een kamer of woning waarbij je sterk voor de dag wilt komen? Op Kamer.nl vind je een uitgebreid aanbod van kamers en appartementen en met deze tips sta je er een stuk beter voor.